Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt.

2. Umfang dieser Erklärung

Diese Erklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Website und der Software MageDesk. MageDesk unterstützt Organisationen bei der zentralen Bearbeitung von Kundenanfragen, der Erstellung von Entwürfen, der Priorisierung und der Terminvorbereitung. KI-generierte Vorschläge werden zur Prüfung bereitgestellt; verbindliche Kommunikation wird durch Menschen freigegeben.

3. Besuch der Website

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet unser Hosting- und Serverbetrieb technisch erforderliche Protokolldaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browsertyp, Betriebssystem und HTTP-Statuscode. Die Verarbeitung dient der sicheren, stabilen Bereitstellung und der Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für diese Zwecke erforderlich ist.

4. Konto, Organisation und Nutzung von MageDesk

Bei Registrierung und Nutzung verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Zugangsdaten, Organisations- und Rolleninformationen, Spracheinstellungen, Nutzungs- und Sicherheitsdaten sowie die Inhalte und Metadaten der in MageDesk bearbeiteten Vorgänge. Dies ist erforderlich, um das Konto zu verwalten, die Anwendung bereitzustellen, Berechtigungen zu prüfen und Support zu leisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Sicherheits- und Missbrauchsschutzmaßnahmen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit Kund:innen oder andere Dritte in Nachrichten, Terminen oder Kontakten enthalten sind, verarbeitet MageDesk diese Daten für die jeweilige nutzende Organisation. Diese Organisation ist in der Regel Verantwortliche; MageDesk verarbeitet die Daten dabei im Auftrag auf Grundlage der jeweils vereinbarten Leistungen.

5. E-Mail-, Kalender- und weitere Integrationen

Wenn Sie eine Integration aktivieren, verarbeitet MageDesk die hierfür freigegebenen Daten. Dazu können E-Mail-Adressen, Nachrichtentexte und Anhänge, Absender- und Empfängerdaten, Kalenderdaten, Verfügbarkeiten, OAuth-Zugangstoken oder Zugangsdaten gehören. Unterstützte Integrationen umfassen je nach Konfiguration Google Gmail und Google Calendar, Microsoft Outlook/Microsoft 365 sowie IMAP-/SMTP-Postfächer; weitere von Ihrer Organisation aktivierte Werkzeuge können ebenfalls Daten verarbeiten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrags und auf Ihre Veranlassung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zugangsdaten und Token werden zur technischen Absicherung verschlüsselt gespeichert. Sie können Integrationen und deren Zugriff jederzeit in den Einstellungen trennen.

6. KI-Funktionen und OpenAI

Bei Nutzung von KI-Funktionen können die für den jeweiligen Vorgang erforderlichen Inhalte – beispielsweise Nachrichtentexte, Metadaten, Organisationsvorgaben und Ihre Eingaben – an OpenAI übermittelt werden, um Priorisierungen, Zusammenfassungen oder Antwortentwürfe zu erzeugen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer effizienten und sicheren Bereitstellung der vereinbarten KI-Funktionen.

OpenAI verarbeitet die Daten als eingesetzter Dienstleister. Dabei können Daten auch außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden. Für solche Übermittlungen werden die jeweils anwendbaren Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO eingesetzt. Bitte übermitteln Sie über KI-Funktionen keine Daten, für deren Verarbeitung Ihnen keine erforderliche Rechtsgrundlage oder Berechtigung vorliegt.

7. Zahlungen über Stripe

Für kostenpflichtige Tarife und Guthaben nutzen wir Stripe. Bei einem Zahlungsvorgang werden insbesondere Kontakt- und Rechnungsdaten, Steuerdaten, Zahlungsstatus sowie von Stripe vergebene Kunden-, Zahlungs- und Rechnungskennungen verarbeitet. Zahlungsdaten werden unmittelbar durch Stripe verarbeitet; MageDesk erhält nicht die vollständigen Kartendaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

8. E-Mail-Kommunikation

Wenn Sie uns kontaktieren oder System-E-Mails erhalten, verarbeiten wir Ihre Kontaktangaben, den Inhalt der Kommunikation und technische Versanddaten zur Bearbeitung Ihres Anliegens sowie zur Bereitstellung des Dienstes. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Lokale Speicherung, Cookies und Reichweitenmessung

MageDesk verwendet technisch erforderliche lokale Speichermechanismen des Browsers, insbesondere zur Speicherung von Sitzungs- und Aktualisierungstoken, der gewählten Organisation, Sprache, Darstellung und der Kenntnisnahme des Cookie-Hinweises. Diese Informationen dienen ausschließlich dem Betrieb der Anwendung und werden nicht für werbliche Zwecke eingesetzt. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

Eine Reichweitenmessung oder Werbung durch Drittanbieter ist in der aktuellen Website-Implementierung nicht eingebunden.

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten nur Personen und Dienstleister, soweit dies zur Bereitstellung von MageDesk erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere Hosting- und Infrastrukturprovider, E-Mail-/Integrationsanbieter, OpenAI, Stripe sowie technische Supportdienstleister. Soweit diese Stellen Daten in unserem Auftrag verarbeiten, setzen wir sie auf Grundlage geeigneter Vereinbarungen ein.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur, solange sie für die jeweiligen Zwecke benötigt werden. Konto- und Organisationsdaten werden grundsätzlich bis zur Löschung des Kontos oder der Organisation gespeichert. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, insbesondere für steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen, bleiben unberührt. Daten werden anschließend gelöscht oder anonymisiert, sofern keine weitere Rechtsgrundlage für die Speicherung besteht.

12. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich hierzu an info@magedesk.de.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für MageDesk ist insbesondere das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach,www.lda.bayern.de.

13. Automatisierte Entscheidungen

MageDesk nutzt KI zur Unterstützung, trifft jedoch keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbar erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Vorschläge und Entwürfe werden von Menschen geprüft und freigegeben.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich Verarbeitungen, eingesetzte Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite.